New-Label | Op orde: In 3 stappen minder papieren stapels op je bureau
21574
post-template-default,single,single-post,postid-21574,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-2.6,wpb-js-composer js-comp-ver-4.9.2,vc_responsive

Op orde: In 3 stappen minder papieren stapels op je bureau

Word je er af en toe gek van, al die papieren op je bureau?
En dat je er maar stapels van hebt gemaakt, maar je nu echt niet meer weet wat er in die stapel zit?
En dat je maar een nieuwe stapel bent begonnen?
Maar dat er nu bijna geen plek meer is voor je toetsenbord…?

Kom nu is actie.
Hier zijn 3 stappen voor minder papier op je bureau
Stap  1 – Achterstand inhalen
– Pak 1 stapel en begin met het eerste vel, boek, ding of wat er ook ligt.
Wat is het? Moet jij het bewaren? Kun je het weggooien, weggeven, teruggeven of een vaste plek geven, bijvoorbeeld in een ordner? Kies, beslis en besluit.
Is er nog geen vaste plek voor, maak er dan een tijdelijke plek voor: doe het in een L-mapje en zet er op, met een (liefst super sticky, want die blijven goed plakken) post-it (memoblaadje), wat het is, dus wat er in dat L-mapje zit. Stop de post-it in de linkerbovenhoek. En zet het L-mapje in een tijdschriftcassette. Dit is verticaal bewaren en spaart ruimte. Dit is dus een tijdelijke plek, zodat we door kunnen met de rest van de stapel, maar we komen er dus nog op terug.
Ga door met de rest van de stapel. Beslis gelijk. Leg het vel niet weg voordat je een beslissing heb gemaakt én ernaar hebt gehandeld. Het kan dus ook zijn dat je papieren van dezelfde categorie hebt en die stop je dus bij elkaar in de L-map. Is de L-map vol, dan moet je de categorie in subcategorieën opsplitsen en de L-map uitzoeken en opnieuw indelen. Doe dit gelijk. Of toch meer weggooien.
– Ga door tot je de stapel af hebt, of ,als je meer tijd hebt, tot je alle stapels hebt doorgenomen.
Gefeliciteerd, al je papieren zijn nu gecategoriseerd.
– Beslis nu wat je met de papieren (liefst per categorie) gaat doen. Kunnen ze gearchiveerd worden? In een ordner gestopt worden? Of een ander systeem. Tijdelijke documenten, bijvoorbeeld de agenda voor de volgende vergadering, mogen in het L-mapje blijven zitten. Je kunt, als je naar de vergadering gaat (als het goed is) het L-mapje mee nemen en kun je voorbereid aanschuiven.
– Zijn er L-mapjes bij die een actie van je vragen? Plan die acties dan in je agenda. Niet te krap plannen, met ruimte voor marges en dingen die je niet in de hand hebt. Zijn het grote acties? Deel dan de taak op in kleine taakjes en plan die kleinere stappen in je agenda in. Hou rekening mee met een eventuele deadline. Probeer jouw eigen deadline ruim van te voren te zetten, zodat je uitwijkmogelijkheden hebt, als je bijvoorbeeld ziek raakt, de taak meer tijd vraagt of als er andere belangrijke dingen tussendoor komen.
– Alle L-mapjes die een actie van je vragen, kun je in een aparte tijdschriftcasssette zetten. Geef de tijdschriftcassette een duidelijke naam, zoals ‘To Do’. Dit kan ook tijdelijk met een memoblaadje. Zodra de indeling definitief is, kun je met etiketten gaan werken. Dit geldt ook als je eventueel met ordners gaat werken.
– Heb je veel dingen die je nog met lezen of nakijken, maak dan een aparte tijdschriftcassette daarvoor aan. Bijvoorbeeld: ‘To Read’ en ‘To Grade’. In het Nederlands mag ook, maar dan worden de woorden meestal wat langer: ‘Nog te Lezen’ of ‘Nog Na te kijken’. 😉

Maak het helemaal af, dit geeft rust en overzicht.

Zo, je bureau is weer op orde. 
Om het zo te houden, ga je naar de volgende stap.

Stap 2 – Bijhouden
– Gelijk als je iets print, krijgt of schrijft, bekijk in welke categorie het past en geef het gelijk een plek.
– Als het geen categorie heeft, maak je er een, met bijbehorende L-map en memoblaadje.
– Memoblaadjes, notitieblaadjes en andere aantekeningen niet laten liggen, maar óf digitaliseren óf wegdoen zodra ze niet meer nodig zijn óf in een L-mapje stoppen (wel in de juiste categorie, ofcourse).

Stap 3 – Voorkomen
Het handigste is het papierwerk voorkomen.
Dit kun je doen door:
– Minder printen
– Werken met een tablet of laptop, bijvoorbeeld bij vergaderingen, niet meer de agenda uitprinten, maar hem digitaal meenemen.
– Digitaliseren, dus papieren die toch bewaard moeten blijven en niet digitaal zijn, kun je inscannen.
– Afmelden bij papieren nieuwsbrieven, kranten, tijdschriften die je toch niet leest.
– Boeken in de boekenkast zetten, ordners in de kast, alle andere bureauaccessoires opbergen in een la of kast. Geef alles wat je op jouw bureau hebt staan een vaste plek waar je het kunt opbergen. Niet alles kan op jouw bureau blijven staan, maar ook niet alles hoeft weg. Jouw beeldscherm zou ik laten staan 😉
– Geen papieren in een la, want die komen er nooit meer uit. Hetzelfde geldt voor papieren in een postvakje op je bureau. Doordat het plat ligt en geen categorie heeft, heb je er geen zicht op en weet je niet meer wat het is. Daarnaast is het lastig zoeken in een stapel in een postvakje… Je moet de hele stapel uit het postvakje halen en vel voor vel bekijken wat het is en of je het nodig hebt. Als het in een L-mapje zit en de post-it linksbovenin, kun je gemakkelijk door je L-mapjes ‘bladeren’ en de juiste papieren snel vinden.

Dus: alles heeft een categorie die duidelijk zichtbaar is, een vaste plek in een L-mapje in een tijdschriftcassette of het heeft een andere bestemming gekregen. Nu een kwestie van doen!

Succes!

Geen reactie's

Post a Comment