New-Label | Blog
1815
paged,page-template,page-template-blog-masonry,page-template-blog-masonry-php,page,page-id-1815,page-parent,paged-3,page-paged-3,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-2.6,wpb-js-composer js-comp-ver-4.9.2,vc_responsive

5 redenen waarom je niet georganiseerd bent


“Ik moet rennen, springen, vliegen, duiken, vallen, opstaan en weer doorgaan. Ik kan nu niet blijven, ik kan nu niet langer blijven staan.” – Herman van Veen

Ook het gevoel dat je geen grip hebt op je werk?
Dat je nog zoveel moet doen, maar te weinig tijd?
Dat je van alles vergeet of kwijt bent?
Maar wat was het / waar lag het ook al weer?

Grote kans dat je niet georganiseerd bent.

Wat is georganiseerd zijn?   

Voor iedereen is dit anders, maar een aantal dingen zie je wel terug.
– Je weet wat je prioriteiten zijn en handelt hiernaar
– Je hebt grip op je tijd en agenda
– Je hebt je taken op tijd af, haalt deadlines en komt afspraken op tijd na
– Je weet waar belangrijke zaken liggen en kunt deze terug vinden
– Je werkt netjes en professioneel
Ruimte voor tegenslagen en hier ook mee om weten te gaan

Kortom:  je voelt je georganiseerd en in controle

5 redenen waarom je niet georganiseerd bent


1. Je zegt te weinig ‘nee’ en te vaak ‘ja’
Zeg je vaak: “O, dat doe ik wel even”  of “Ik pak het wel op”? Grote kans dat je veel meer doet dat nodig is of dan dat bij je taken hoort. Je biedt graag hulp aan anderen, maar vergeet daarbij jouw prioriteiten, jouw taken, jouw tijd en jouw energie.
Overal ‘ja’ opzeggen, maakt je geen betere collega of medewerker. Soms juist niet, want je moet haasten, kunt daardoor geen kwaliteit leveren of je kunt afspraken niet nakomen.
Diegene die de meestal de dupe is, ben je jezelf.

2. Je hebt geen idee hoeveel tijd iets kost
Je hebt veel taken op je to-do-lijst en veel afspraken in je agenda. Maar vaak kosten taken meer tijd dat je had gedacht, waardoor er van alles in de soep loopt. Je hoopt dat afspraken korter zijn dan gepland, of in ieder geval niet uitlopen. En alles meezit in het verkeer, klopt ook je programma nog. Maar sneller werken gaat echt niet. En zodra er maar iets tegenzit, heeft dit effect op de rest van de dag. Om nog niet te praten over je humeur.
Je geeft jezelf een enorme druk mee door geen ruimte te laten voor tegenvallers of jezelf meer tijd te geven om een taak uit te voeren. Realistisch plannen is niet jouw sterkste kant. 

3. Je neemt niet te tijd om spullen op orde te brengen
Je gaat maar door, geen tijd! E-mailbox raakt steeds voller, net als je bureau. Nog even en je raakt het overzicht kwijt. Maar ook al die open eindjes en stapels papier geven enorme onrust. Veel energie gaat eraan verloren. Het liefst gooi je alles weg en begin je opnieuw, maar over een paar weken is de situatie weer hetzelfde. Ook jouw papieren ordenen, e-mails beantwoorden en in een mapje onderbrengen en op tijd opruimen en weggooien, zijn werkzaamheden die ook bij het werk horen. Je moet er af toe toch echt de tijd voor nemen…

4. Je bent lui of gemakkelijk
Niet over nadenken, niet belangrijk, nu niet, komt later wel, een ander doet het wel, ik heb er geen zin in. Iets in een hoekje gooien, negeren of de verantwoordelijkheid afschuiven, is iets waarin jij jezelf herkent.
Ja, lekker makkelijk is het wel, maar of het ten goede komt van je werk en relaties… 

5. Het heeft niet je prioriteit
Taken of activiteiten die veel energie en tijd van je vragen, die je vaak ook nog eens belangrijker vindt, hebben je prioriteit.
Een ziekte partner of ziek kind, andere grote ‘projecten’ in het leven, zoals afvallen en sporten, maar ook veel ad hoc werkzaamheden, zijn zo van die activiteiten die voorrang hebben op het organiseren van je werk. Begrijpelijk, maar door af en toe toch jezelf te organiseren en dit dus prioriteit geven, kan het je tijd opleveren, doordat taken makkelijker/sneller/handiger/efficiënter gaan. 

Herken jij jezelf in één van deze redenen? Heb je er (veel) last van dat je minder georganiseerd bent?

10 tips voor meer energie door goede en voldoende slaap



Vandaag (13 maart 2015) is het de dag van de Slaap.

De slogan van 2015 is: ‘When Sleep is Sound, Health and Happiness Abound’.Zoiets in de trant van: als je goed slaapt, ben je gezonder en gelukkiger.En daar ben ik het helemaal mee eens.

Slaapcyclus
Ik heb een aantal jaar geleden mij niet topfit gevoeld. Ik heb toen allerlei onderzoeken gehad. Waaronder ook een slaaponderzoek in Heeze. Daar vertelde de onderzoeker mij dat iedereen heeft een eigen slaapcyclus. Deze duurt bij de ene persoon een uur voordat de cyclus rond is en bij de ander 2 uur en alles er tussenin.

De slaapcyclus is bij iedereen ongeveer gelijk: eerst val je in een lichte slaap, dan in een diepere slaap en dan in een diepe slaap. Hier ‘zit’ je even in en dan kom je in de REM-slaap, de periode waarin je droomt. Nadat de REM-slaap is geweest, begint de cyclus weer opnieuw en ga je weer in een steeds diepere slaap tot je weer in een diepe slaap bent. Meestal kom je de eerste twee cyclussen van de slaap in een diepe slaap, daarna niet meer, maar wordt de REM-slaap langer. Op een gegeven moment wordt je wakker, door bijvoorbeeld de wekker of om je uitgerust bent.
Waarom slapen we?
Het lichaam en de hersenen moeten tot rust komen van een dag. We slapen 1/3 van ons hele leven.
En ook sommige dieren slapen. Tijdens de slaap worden stoffen in ons lichaam opnieuw aangevuld. Verder wordt er informatie verwerkt, we slaan informatie op in ons geheugen.
Gevolgen van niet goed slapen
Te weinig slapen wordt ook wel slaapdeprivatie genoemd en heeft veel gevolgen als dit lang aanhoudt.
Uit onderzoek is gebleken dat de meest voorkomende effecten zijn:
  • Gevoel van vermoeidheid
  • Concentratieproblemen
  • Geirriteerdheid
  • Mensen voelen zich depressiever
  • Minder energie
  • Minder vrolijk en vriendelijk
  • Soms kan langdurig slaaptekort leiden tot hallucinaties.

In Katja’s bodyscan gaat Katja Schuurman 50 uur zonder slaap en doet allerlei testen. Zo doet ze een test met autorijden. De eerste test drinkt ze 3 alcoholische drankjes en gaat dan (onder begeleiding) auto rijden. Ze zwenkt meer uit dan als ze nuchter is. In de tweede test heeft ze een nacht niet geslapen en kan dan rijden. Ze zwenkt dan enorm uit. Ze kan haar ogen bijna niet openhouden.

Vandaag was ook in het nieuws dat automobilisten vaak slaperig achter het stuur zitten. Mensen voelen zich erg moe, maar gaan toch rijden. Ze drinken dan koffie, zetten het raampje open voor frisse lucht en de muziek harder zetten zijn enkele trucs om wakker te blijven. Maar uit onderzoek blijkt toch dat dit erg onverantwoord is. Zeker als je de test met Katja hebt gezien.
Ik had zelf veel last van oververmoeidheid, geheugenproblemen en gebrek aan energie.
Door het slaap onderzoek ben ik erachter gekomen dat ik chronisch te weinig sliep. Genoeg voor de gemiddelde mens, te weinig voor mij. Voldoende slaap is dus voor mij belangrijk en ik heb meer uren per nacht nodig dan ik dacht!
Powernap
Soms kan een powernap van ongeveer 10minuten helpen. Maar belangrijker is om voldoende tijdens de nacht te slapen.
“Chronisch slaaptekort compenseer je niet met een powernap. Wie stelselmatig te laat naar bed gaat, mist de diepste slaap waarin je het beste uitrust” – Neuroloog en somnoloog Hans Hamburger
Een bekende manier om te powernappen is de sleutelmethode.
Kwalitatief goed en voldoende slapen
Het is dus belangrijk voor heel veel dingen om goed te slapen.
Als je meer energie hebt, zorg je beter voor jezelf, ben je beter voor de mensen op je heen, kun je je werk beter doen.
Je kunt meer hebben, als je voldoende slaap hebt maar ook kwalitatief goed hebt geslapen.
Hier zijn 10 tips voor betere en voldoende slaap:
  1. Zorg voor een goede slaapomgeving.
    • Goed bed, matras en hoofdkussen
    • Schone lakens (minimaal 1 keer per week verschonen)
    • Schone pyjama(minimaal 1 keer per week wassen)
    • Regelmatig ventileren en frisse lucht in de slaapkamer
    • Niet te koud en niet te warm
    • Verduistering raambekleding
    • Gebruik oordoppen bij veel rumoer.
    • Gebruik een slaapmasker in een te lichte ruimte. 
    • Zorg voor een opgeruimde slaapkamer. Te veel rommel geeft ruis en onrust. Een slaapkamer is bedoeld om te slapen en te seksen. Dus geen kinderspeelgoed, werk en computers of wasmanden vol was.
  2. Zorg voor een leeg hoofd. Schrijf alle to-do’s, zorgen en gedachten op. Maak een wandeling.
  3. Niet te lang doorgaan met studeren, werken, tv-kijken of computeren. Zorg dat je minimaal een uur van te voren stopt.
  4. Onderzoek hoeveel slaap je werkelijk nodig heb. Wanneer ben je uitgerust? Probeer deze uren ook iedere nacht te halen. Iedereen heeft verschillend aantal uren nodig. Dit kan 5 tot 10 uur zijn. Gemiddeld is dit 7-8 uur. Maar we zijn allemaal uniek.
  5. Zorg voor een consequent dag-nacht-ritme. Dus iedere avond op het zelfde tijdstip naar bed en opstaan, ook in het weekend.
  6. Als je een zittend beroep hebt, zorg dan voor voldoende beweging door te fietsen naar het werk of te gaan sporten. Dit is niet alleen goed voor je gezondheid en je humeur, maar zorgt ervoor dat je makkelijker slaapt.
  7. Neem geen cafeïne, alcohol, drugs of nicotine. Dit zijn oppeppers en zorgen ervoor dat je of niet in slaap valt of kwalitatief slechter slaapt.
  8. Eet niet teveel voordat je gaat slapen. 2 uur voor het slapen gaan alleen iets lichts eten, waar niet teveel koolhydraten en/of suiker in zit. Maar ga ook niet met honger naar bed.
  9. Yoga, mediteer, luister naar een rustgevend muziekje of doe de volgende ademhalingsoefening als je niet in slaap kunt vallen: http://www.elle.nl/health/behandelingen-producten/Het-trucje-waarmee-je-in-een-minuut-in-slaap-valt
  10. Lig je lange tijd wakker? Stop dan met problemen, sta op, ga naar beneden en doe even iets anders en probeer het na 20-30 minuten nog een keer of tot wanneer je slaperig wordt.

Wat doe jij om in slaap te vallen?
En om goed te slapen?
Word je uitgerust wakker? 
Reageer hieronder of laat het mij weten! 

Gelukkiger met minder: minimalisme

Persoonlijk ben ik al een tijdje geïnspireerd om met minder spullen gelukkiger te zijn. Wat trekt mij daarin aan? Wat zijn de voordelen van minder spullen?

Minder = meer

Minder spullen, meer genieten.
Minder poetsen en opruimen, meer tijd voor dingen die je echt belangrijk vindt.
Minder kopen, meer geld overhouden voor andere zaken.
Minder mee gaan met de rest, meer je eigen koers varen.
Minder spullen geeft fysieke ruimte en lucht.
En als je minder spullen nodig hebt, kun je wellicht ook met minder geld leven, wat als gevolg kan hebben, dat je wellicht minder kunt gaan werken, waardoor je ook nog eens tijd overhoudt om de dingen te doen, die je echt leuk vindt!
Maar minder = ook echt minder.
Minder spullen, minder stress, minder onderhoud aan al die spullen.
Alleen de spullen om je heen die je echt gelukkig maken.

Minimalisme

Leven met minder spullen wordt ook wel minimalisme genoemd.
Een stroming die er al langer in de kunst en architectuur is.
Maar daardoor hangt er voor mij wel een apart ‘smaakje’ aan.
Ik zie een strak, leeg huis, met strakke, moderne meubels en alles wit voor.
Maar minimalisme kun je altijd en over al toepassen. Je kunt nog steeds je huis gezellig inrichten, maar dan alleen maar met meubels en spullen die je echt mooi vindt en waar je zuinig op bent. 

Wat is minimalisme niet?

Je hoeft ook niet super zuinig te gaan leven, nooit meer iets kopen, maar minimalisme vraagt je wel bewust te kopen en bewust niet te kopen. Er is dus wezenlijk een verschil tussen zuinig en minimalisme. Als zuinig doorslaat, kan het ook krenterig of gierig worden.
Ook bestaat de trend van consuminderen, wat dicht tegen minimalisme aan ligt, maar persoonlijk vind ik consuminderen meer neigen naar besparen en hergebruiken
Maar what’s in the name? Minimalisme is voor mij een steeds positiever woord. Het staat voor ruimte, rust, geluk en focus op wat echt belangrijk is.

Bewust

Bewust leven, bewust kopen en bewust niet-kopen, bewust weggooien en hergebruiken. 

Minimalisme gaat dus verder dan minder spullen. Het is een gedachtegoed en een levensstijl.
Gelukkig zijn met de dingen die er echt toe doen, dingen die je niet kunt kopen:
– liefde, familie en vriendschap
– gezondheid
– plezier en geluk
– passie en voldoening
– ervaring en persoonlijke groei
Zoveel mogelijk van je tijd wil besteden aan deze zaken of aan het proces er naar toe.

Loslaten

Om dit te bereiken laat je een paar ideeën los:
– meer, groter en duurder is beter
– het is maar voor tijdelijk
– een ander lost het wel op
– shoppen, mode en meningen van anderen is alles wat er toe doet
– het is belangrijk goed over te komen op anderen
– status is alles

Omarm

Maar doe je wel?
Omarm de volgende uitgangspunten
– minder kopen, wees je bewust van de inflow
– minder hechten aan spullen
– zorgen voor de planeet en geef om het milieu (denk wat je koopt, maar ook aan wat en hoe je weggooit, maar ook aan energieverbruik en vervoersmiddelen)
– geef om je gezondheid (zowel wat je eet als wat je op je smeert, maar ook bewegen)
– de mening van anderen minder belangrijk vinden
– gaan voor spullen die langer mee gaan, duurzaam en groen zijn
– minder verspillen
– als je geld uitgeeft, dit bewust doen, je kunt ook sparen. 
– gaan voor ervaringen, i.p.v. spullen
– doe wat je zelf kunt doen, zelf. Maar doe vooral dingen die je gelukkig maakt
– als geld niet meer belangrijk is, kun je minder werken of het werk doen wat je echt wilt. Of tijd vrij maken voor een leuke studie
– gevoel van ruimte door minder spullen en meer buiten te leven.
Gelukkig zijn door de dingen te doen die jij echt belangrijk vindt, zonder ruis.









Spullen loslaten – lastig, onmogelijk of een uitdaging?

Gisteren heb ik de documentaire ‘Overal spullen: Tellen tot je erbij neervalt‘ gezien. Een documentaire waarin een vrouw haar spullen gaat tellen. Omdat ze zoiets heeft “Het kan toch niet zo zijn dat ik nog niet alles heb? Ik heb het punt dat ik alles heb misschien gemist.”

Spullen tellen in een huis waarin gewoond wordt, is best lastig, vooral als je veel spullen hebt. En als je nog een man hebt en een kind van 18 maanden. En als je huis niet groot is.

Veel spullen of normaal?
Maar wat is veel?
Lijkt het veel als een huis klein is? Of gaan we ook meer spullen verzamelen als ons huis groter is? Zet het huis de limiet en als de limiet is bereikt, gaan we dan groter wonen?
Hebben we tegenwoordig veel meer spullen? Maar ook grotere huizen? En hoeveel hebben we echt nodig?

Loslaten
In de documentaire wordt ze zich, door o.a. te tellen, bewust van de hoeveelheid spullen ze heeft. Van de kapotte spullen die ze heeft, maar ook van de dubbelen. Ze vraagt zich af waarom ze koopt en wat spullen met je doet. Zij voelt een enorme verantwoording over die spullen. Maar ik denk dat je ook moet kunnen besluiten: ik laat het los.

Lastig, onmogelijk of een uitdaging?
Niet iedereen vind loslaten even leuk of gemakkelijk. Dat blijkt ook wel uit de documentaire. 
Wat is jouw binding met spullen? Hou je van spullen?
En hoe meer hoe beter?
En als je dan spullen weg doet, wat vind je dan de lastigste ruimte om spullen in weg te doen?
– Slaapkamer / kleding? 
– Zolder / nostalgie? 
– Keuken? 
– Computer documenten? 
– Digitale foto’s?
– E-mails?
– Spullen van de kinderen? 
– Werk-studeerkamer / boeken?
– Sport & spel?
– Berging & tuinspullen?
– Woonkamer / woonaccessoires?
– Anders…?

Wat maakt het lastig?
De waarde? De emotionele waarde? De herinnering? De wens? Voor als?

Computer
Persoonlijk vind ik de computer altijd zo’n gedoe. En het staat er toch goed. Maar gisteren heb ik een flinke slag geslagen met mijn e-mails. Heerlijk! Weer overzicht. Vond nog twee e-mails waarop ik moest reageren. Gelukkig nog net op tijd.

Boeken
Boeken lezen is een van mijn hobby’s. Ik heb er dus flink wat, maar ik koop ze eigenlijk allemaal tweedehands, lees de boeken die ik wil lezen en ben inmiddels zo dat ik ze dan doorgeef of ik breng ze naar de kringloop. Ik heb nu 20 leesboeken die ik echt wil bewaren, waaronder de serie van Harry Potter, love it :-). Weer veel boeken weggedaan en laatst ook weer naar de boekenmarkt geweest (1x per jaar), dus ook weer wat nieuwe aanwinsten. Alleen maar boeken gekocht die ik echt wil lezen, allemaal 1 euro per stuk. 
Maar ik heb ook nog non-fictie. Ik probeer die ook zoveel mogelijk te lenen op mijn werk (bibliotheek hbo-onderwijs). Dat gaat goed. Dus de komende tijd ga ik mij richten om mijn non-fictie boeken te minimaliseren.
Hier een filmpje van Adam de Minimalist over (teveel) boeken.

Hobby spullen
Ik heb laatst heel veel hobby spul weggedaan, je weet wel, creatieve knutselspullen. Het leek mij wel leuk, zag veel leuke dingen in mijn omgeving en op Pinterest, maar ik heb er geen tijd en passie meer voor. Moet ik dan de spullen bewaren voor als? Of te kennen geven dat het in een opwelling of vanuit een wensgedachte was gekocht, maar totaal niet past in mijn werkelijke leven, dus ik er ook echt niets mee ga doen.
Ik besluit het allemaal weg te doen, hup, naar de kringloop. Dat schoot enorm op, maar moest wel even slikken. Het gaat nu echt weg. Maar daarna voelde het enorm goed en luchtte het op dat ik die stap had gezet.

Wat vind jij lastig?

Boekreview: Uitblinkers van Malcolm Gladwell

Uitblinkers – Malcolm Gladwell
Waarom sommige mensen succes hebben en andere niet.

Roseto
Het boek begint met een inleiding over het Roseto-mysterie. Waarom is iedereen er zo gezond? Ook al de mensen uit het dorp immigreren naar Amerika, zijn en blijven ze velen malen gezonder dan vergelijkbare mensen. Het boek neemt je mee op reis door verhalen, onderzoeken en inzichten.
Succes gaat niet om hard werken, maar om vele aspecten waar men niet aan denkt.
Geboortemaand
Wat voor invloed heeft de maand waarin je bent geboren? Weinig zou je zeggen. Maar Malcolm geeft een analyse over hoe er kinderen op de basisschool worden geselecteerd door een klas (voor 1 oktober en na 1 oktober geboren in verband met “langer kleuteren”), maar ook wanneer er geselecteerd wordt voor een sportteam (bijvoorbeeld 1 januari). Kinderen op die leeftijd ontwikkelen nog enorm in een jaar. Dus kinderen die net na de selectiegrens zijn geboren kunnen tot wel een jaar ouder en daardoor verder zijn, dan andere kinderen in hun selectie. En dat verschil is enorm. Bijvoorbeeld ijshockey. De kinderen die geboren zijn in januari, februari en maart zijn de oudste als de selectiedatum 1 januari is. Ze zijn verder ontwikkeld, dus vaak ook al beter. Ze worden geselecteerd en krijgen dus intensieve coaching en ontwikkeling zich nog meer en nog sneller.
Tienduizend uur regel
Ook is er gekeken naar studenten van het conservatorium. De studenten werden ingedeeld in getalenteerd, goed en gewoon. Daarna werd er gevraagd hoeveel uur ze per week vanaf vroeger tot nu in het oefenen van muziek hadden gestopt. Diegene die het meest per week oefende en dit al jaren deden, waren de beste. En dan komt Malcolm’s 10.000 uur regel om de hoek kijken. Om ergens echt goed in te zijn, moet je daarvoor 10.000 uur hebben geoefend.
Kansen
Maar om tot die 10.000 uur te komen, moet je ook mazzel hebben, een kans krijgen. Zo kreeg Bill Gates ook kansen. Zijn ouders stuurden hem naar een particuliere school waar de vooraanstaande gezinnen van Seattle hun kinderen naartoe stuurden. Vanaf het tweede jaar dat Gates op die school zat, begon de school een computerclub. Door inzamelingen van de rommelmarkten die de moeders organiseerden, konden ze een computerterminal kopen. Dat vervolgens Gates en een aantal vrienden in beslag namen. Toen werd de computerclub gevraagd om de softwareprogramma’s van een bedrijf uit te proberen in de weekenden, in ruil voor gratis programmeertijd. En ga zo maar door. Gates vulde velen uren met de computer. Gates kreeg de tijd om te oefenen. Tijd die hem uiteindelijk tot een expert maakte. Je moet bereid zijn om vele uren te maken om goed te worden, maar kansen grijpen helpen mee in je succesverhaal.
Timing
Toch telt timing ook mee. In een bepaalde periode geboren worden, heeft soms zijn voordelen. Wat je uiteindelijk verder helpt om succes te krijgen. Bill Gates had genoeg uren geoefend om in een technologie te gaan werken die een enorme boost kreeg door alle ontwikkelingen. Hij was expert in het juiste vakgebied in het juiste tijdperk. Zo geeft Malcolm nog meer voorbeelden en analyses.
Cultuur & taal
Een andere analyse gaat over de verschillen in taal en het uitspreken van cijfers, waardoor het ene land beter is in wiskunde dan het andere. Maar ook over cultuur: wat voor impact heeft de manier waarop wij tegen autoriteit aankijken en hoe anders is dat in andere culturen? Wat is hard werken in iedere cultuur? Wat voor impact heeft de omgeving waarin je omgroeit effect op jouw leren? En hoeveel kansen heb je gekregen om uit die omgeving te kunnen stappen?
Hard werken is nodig om succes te hebben, maar succes hangt af van veel meer zaken. Zaken waar wij geen weet van hebben, niet meerekenen of juist als gewoon beschouwen. In dit boek krijg je geen inzicht in hoe jij succesvol kan zijn, maar wel wat er allemaal bij komt kijken.

Het is een interessant boek, met interessante analyses en kennis, maar het voelt als een open einde: en hoe kan IK dan succesvol zijn? Die vraag blijft voor mij onbeantwoord. 

Op orde: In 3 stappen minder papieren stapels op je bureau

Word je er af en toe gek van, al die papieren op je bureau?
En dat je er maar stapels van hebt gemaakt, maar je nu echt niet meer weet wat er in die stapel zit?
En dat je maar een nieuwe stapel bent begonnen?
Maar dat er nu bijna geen plek meer is voor je toetsenbord…?

Kom nu is actie.
Hier zijn 3 stappen voor minder papier op je bureau
Stap  1 – Achterstand inhalen
– Pak 1 stapel en begin met het eerste vel, boek, ding of wat er ook ligt.
Wat is het? Moet jij het bewaren? Kun je het weggooien, weggeven, teruggeven of een vaste plek geven, bijvoorbeeld in een ordner? Kies, beslis en besluit.
Is er nog geen vaste plek voor, maak er dan een tijdelijke plek voor: doe het in een L-mapje en zet er op, met een (liefst super sticky, want die blijven goed plakken) post-it (memoblaadje), wat het is, dus wat er in dat L-mapje zit. Stop de post-it in de linkerbovenhoek. En zet het L-mapje in een tijdschriftcassette. Dit is verticaal bewaren en spaart ruimte. Dit is dus een tijdelijke plek, zodat we door kunnen met de rest van de stapel, maar we komen er dus nog op terug.
Ga door met de rest van de stapel. Beslis gelijk. Leg het vel niet weg voordat je een beslissing heb gemaakt én ernaar hebt gehandeld. Het kan dus ook zijn dat je papieren van dezelfde categorie hebt en die stop je dus bij elkaar in de L-map. Is de L-map vol, dan moet je de categorie in subcategorieën opsplitsen en de L-map uitzoeken en opnieuw indelen. Doe dit gelijk. Of toch meer weggooien.
– Ga door tot je de stapel af hebt, of ,als je meer tijd hebt, tot je alle stapels hebt doorgenomen.
Gefeliciteerd, al je papieren zijn nu gecategoriseerd.
– Beslis nu wat je met de papieren (liefst per categorie) gaat doen. Kunnen ze gearchiveerd worden? In een ordner gestopt worden? Of een ander systeem. Tijdelijke documenten, bijvoorbeeld de agenda voor de volgende vergadering, mogen in het L-mapje blijven zitten. Je kunt, als je naar de vergadering gaat (als het goed is) het L-mapje mee nemen en kun je voorbereid aanschuiven.
– Zijn er L-mapjes bij die een actie van je vragen? Plan die acties dan in je agenda. Niet te krap plannen, met ruimte voor marges en dingen die je niet in de hand hebt. Zijn het grote acties? Deel dan de taak op in kleine taakjes en plan die kleinere stappen in je agenda in. Hou rekening mee met een eventuele deadline. Probeer jouw eigen deadline ruim van te voren te zetten, zodat je uitwijkmogelijkheden hebt, als je bijvoorbeeld ziek raakt, de taak meer tijd vraagt of als er andere belangrijke dingen tussendoor komen.
– Alle L-mapjes die een actie van je vragen, kun je in een aparte tijdschriftcasssette zetten. Geef de tijdschriftcassette een duidelijke naam, zoals ‘To Do’. Dit kan ook tijdelijk met een memoblaadje. Zodra de indeling definitief is, kun je met etiketten gaan werken. Dit geldt ook als je eventueel met ordners gaat werken.
– Heb je veel dingen die je nog met lezen of nakijken, maak dan een aparte tijdschriftcassette daarvoor aan. Bijvoorbeeld: ‘To Read’ en ‘To Grade’. In het Nederlands mag ook, maar dan worden de woorden meestal wat langer: ‘Nog te Lezen’ of ‘Nog Na te kijken’. 😉

Maak het helemaal af, dit geeft rust en overzicht.

Zo, je bureau is weer op orde. 
Om het zo te houden, ga je naar de volgende stap.

Stap 2 – Bijhouden
– Gelijk als je iets print, krijgt of schrijft, bekijk in welke categorie het past en geef het gelijk een plek.
– Als het geen categorie heeft, maak je er een, met bijbehorende L-map en memoblaadje.
– Memoblaadjes, notitieblaadjes en andere aantekeningen niet laten liggen, maar óf digitaliseren óf wegdoen zodra ze niet meer nodig zijn óf in een L-mapje stoppen (wel in de juiste categorie, ofcourse).

Stap 3 – Voorkomen
Het handigste is het papierwerk voorkomen.
Dit kun je doen door:
– Minder printen
– Werken met een tablet of laptop, bijvoorbeeld bij vergaderingen, niet meer de agenda uitprinten, maar hem digitaal meenemen.
– Digitaliseren, dus papieren die toch bewaard moeten blijven en niet digitaal zijn, kun je inscannen.
– Afmelden bij papieren nieuwsbrieven, kranten, tijdschriften die je toch niet leest.
– Boeken in de boekenkast zetten, ordners in de kast, alle andere bureauaccessoires opbergen in een la of kast. Geef alles wat je op jouw bureau hebt staan een vaste plek waar je het kunt opbergen. Niet alles kan op jouw bureau blijven staan, maar ook niet alles hoeft weg. Jouw beeldscherm zou ik laten staan 😉
– Geen papieren in een la, want die komen er nooit meer uit. Hetzelfde geldt voor papieren in een postvakje op je bureau. Doordat het plat ligt en geen categorie heeft, heb je er geen zicht op en weet je niet meer wat het is. Daarnaast is het lastig zoeken in een stapel in een postvakje… Je moet de hele stapel uit het postvakje halen en vel voor vel bekijken wat het is en of je het nodig hebt. Als het in een L-mapje zit en de post-it linksbovenin, kun je gemakkelijk door je L-mapjes ‘bladeren’ en de juiste papieren snel vinden.

Dus: alles heeft een categorie die duidelijk zichtbaar is, een vaste plek in een L-mapje in een tijdschriftcassette of het heeft een andere bestemming gekregen. Nu een kwestie van doen!

Succes!